De werkkostenregeling – een last of een kans?

Inleiding

De werkkostenregeling (WKR) geldt nu alweer een paar jaar en is ingevoerd om zaken te vereenvoudigen. Maar in de praktijk geeft het bij veel werkgevers juist nog de nodige hoofdbrekens. Met al die regeltjes en uitzonderingen is het behoorlijk ingewikkeld geworden. Voor u als werkgever is het alleen maar lastiger geworden als u een keer wat – liefst onbelast – wat (extra) wilt doen voor uw mensen.

Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) eigenlijk in?
De belastingdienst heeft bepaald dat alles wat u als werkgever aan uw werknemers verstrekt of vergoedt als loon gezien moet worden. En over loon moet loonbelasting betaald worden.

Met de WKR is er een uitzondering: maximaal 1,2% van het totale fiscale loon van uw werknemer mag besteed worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit deel van het fiscale loon wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Verstrekt u meer dan deze vrije ruimte? Dan geldt over het meerdere een naheffing van 80% – niet mals dus!

Wees creatief om het maximale eruit te halen
Gelukkig gaan niet alle vergoedingen ten koste van de vrije ruimte. Door slim te kijken, kunt u er het maximale uit halen voor uw medewerkers.

Evaluatie WKR

Op 23 maart 2018 is het evaluatie-
rapport van de WKR gepubliceerd.
De belangrijkste resultaten in het rapport waren:

  • De vrije ruimte wordt voornamelijk gebruikt voor het verstrekken van kerstpakketten, bedrijfsuitjes, maaltijden, fiets van de zaak en kilometervergoedingen (boven de € 0,19 per km).
  • Slechts een heel klein deel van de bedrijven overschrijdt de vrije ruimte;
  • Voornamelijk de grotere bedrijven geven aan dat met de invoering van de WKR ze (administratief) meer tijd kwijt zijn. Dit kan ook te maken hebben dat door de invoering van de WKR alles beter geadministreerd wordt dan voorheen. Het leidt er in ieder geval ook toe dat er beter inzage is in de vergoedingen en verstrekkingen. Maar er kan gesteld worden dat één van de doelen van de WKR niet behaald is: verlagen van de administratieve lasten.

Vergoedingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte

Vrijgestelde vergoedingen

Door de belastingdienst zijn bepaalde vergoedingen aangewezen als vrijgesteld. Deze kosten kunnen dus onbelast vergoed worden en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de volgende vergoedingen:

  • kosten woon-werkverkeer (maximaal € 0,19 per km);
  • treinkaartjes voor zakelijk reizen;
    zakelijke overnachtingen;
  • cursussen, seminars en opleidingen;
  • laptops voor zakelijk gebruik (minimaal 90% van de tijd);
  • maaltijd voor zakelijk belang, bijvoorbeeld voor medewerkers die na de middagdienst overblijven omdat ze ook de koopavond werken.

Kijk op de site van de belastingdienst voor de volledige lijst.

Verstrekt u maaltijden aan uw werknemers die geen zakelijk belang hebben, dan geldt voor 2020 het normbedrag van € 3,35 per maaltijd. Dit bedrag moet dan als loon van uw werknemer gezien worden.

Stel: u verstrekt een kilometervergoeding van € 0,25 per km. Hiervan is € 0,19 vrijgesteld, de overige € 0,06 kan verstrekt worden binnen de vrije ruimte.

Onderdeel van een concern?
Maak gebruik van de concernregeling

Vergoeding als nihilwaardering

Onder deze groep vallen de zogenaamde ‘in natura’ vergoedingen, zoals koffie, thee of fruit en melk bij de lunch, of de bekende kop soep om 4 uur. Dit wordt ingekocht door het bedrijf en ter beschikking gesteld aan de werknemers. Het is dan ook geen vergoeding in geld, uw werknemers nuttigen het op de werkplek. 

Verder vallen ook zaken onder de nihilwaardering als ze als noodzakelijk worden geacht voor het uitoefenen van het werk. Dit moet wel vooraf als zodanig aangewezen zijn. Het gaat dan om zaken als:

  • de inrichting van de werkplek (bureau, PC, pennen, papier);
  • apparatuur die ook buiten de werkplek gebruikt kan worden, bijvoorbeeld een laptop. Voorwaarde is dan wel dat het betreffende apparaat voor minimaal 90% van de tijd zakelijk gebruikt wordt;
  • smartphones die voor minimaal 10% zakelijk gebruikt worden;
  • werkkleding dat ook echt alleen gedragen wordt op de werkplek, bijvoorbeeld een shirt of overall met een logo van het bedrijf;
  • voorzieningen die op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht ter beschikking worden gesteld en voor het merendeel ook daadwerkelijk op de werkplek gebruikt worden.

Als bedrijfsfitness op de werkplek plaatsvindt, valt het eveneens onder de nihilwaardering. Maar geeft u een vergoeding voor het gebruik van de sportschool om de hoek, dan valt dat weer onder de vrije ruimte. Op de site van de belastingdienst is de complete lijst te vinden. 

Het zijn de extraatjes die onder de vrije ruimte vallen

Intermediaire kosten

Uw werknemer betaalt de lunch dat samen met een klant is geweest. Of er worden parkeerkosten gedeclareerd, gemaakt voor een afspraak buiten de deur. Deze kosten worden door uw werknemer voorgeschoten en vervolgens betaalt u ze terug. Dit wordt niet als loon gezien en gaat ook niet ten koste van de vrije ruimte. Tenzij hetgeen is voorgeschoten vervolgens ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer.

Dat wat de belastingdienst heeft aangewezen als vergoeding buiten de vrije ruimte, zijn vooral de functionele vergoedingen dan wel zaken die gewoon nodig zijn om uw werknemer op een goede manier zijn of haar werk te laten doen. De leuke dingen, die vallen wel onder de vrije ruimte.

Het gaat dan om personeelsfeestjes, kerstpakketten etc. De extraatjes om uw blijk van waardering voor uw medewerker kenbaar te maken. De kosten die hieraan uitgegeven worden gaan ten koste van de vrije ruimte.

Vanaf 2020 meer ruimte
Vanaf 1 januari 2020 kunnen werkgevers hogere onbelaste vergoedingen geven aan hun werknemers. Dit wordt zo gedaan dat vooral de kleine werkgevers relatief het meeste voordeel hebben.

De belangrijkste veranderingen:

  • Het percentage van 1,2% wordt verhoogd naar 1,7%. Dit geldt alleen voor de eerste € 400.000 van het totale fiscale loon.
  • De vergoeding voor het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag komt op de lijst van vrijstellingen te staan.
Mag dan helemaal niets meer?

Jawel!

Er is nog steeds veel mogelijk door gebruik te maken van de uitzonderingen en een personeelsfeest niet op de traditionele manier in te richten. Want het volgende mag wel:

Op eigen locatie
Heeft u een ruim parkeerterrein, een grote tuin of kantine? Of denk aan een loods – elke beschikbare ruimte binnen uw bedrijf kan geschikt zijn voor een feest of festival.

Laat u niet misleiden door die ‘saaie’ muur in een loods – deze is om te toveren in een feestelijke locatie. Met mobiele modules, moderne technieken, licht en geluid, kan elke locatie geschikt gemaakt worden.

Events met zakelijk/teambuilding karakter
Kosten voor onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden die uw werknemers nodig hebben om hun werk op een goede manier te kunnen (blijven) vervullen, zijn vrijgesteld. Het gaat dan om cursussen, congressen, seminars, excursies etc.

Verpak het event in een ‘cursus-jasje’ en geef er een creatieve invulling aan door bijvoorbeeld een dergelijke cursus te combineren met een plezierige activiteit. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een ‘kookworkshop’ waarbij de chef of trainer voor en na de workshop uitleg en oefeningen geeft, met de nadruk op samenwerken. Een dergelijke opzet kan als training of teambuilding aangemerkt worden.

Hierbij is het wel belangrijk dat de onderbouwing en het doel van het event zeer gedegen is. Heel duidelijk moet blijken dat uw activiteit geen ‘fun-event’ is voor uw werknemers, maar dat de nadruk echt ligt op educatie of zakelijk belang.

Of sluit een zakelijke bijeenkomst, waarin de toekomst van het bedrijf besproken en gepresenteerd wordt, af met een heerlijk diner of voorstelling.

Evenementen voor relaties vallen per definitie buiten de werkkostenregeling, het heeft immers een zakelijk karakter. Maar als u een afvaardiging van uw medewerkers meeneemt naar dit event, dan geldt nog steeds dat het event gericht is op het versterken van de zakelijke banden met uw relaties.

Benut elk jaar uw vrije ruimte!

De vrije ruimte die u in een bepaald jaar niet heeft verbruikt, mag niet meegenomen worden naar het volgende jaar. Heeft u dus nog ruimte aan het einde van het jaar, overweeg dan een gezellige kerstborrel voor uw medewerkers of een teambuilding uitje, afgesloten met een diner. Het jaar er op is de ruimte verdwenen.

Het Turfschip Etten-Leur is bekend om zijn
creativiteit om eigen locaties om te bouwen voor themafeesten. En bij een themafeest kan het van alles zijn: jaren ‘80, Elvis, the Movies en nog veel meer.

Er kan een totaalpakket geleverd worden, van
parkeerwachter tot en met entertainment en natuurlijk alles op het gebied van catering.

Naast een basisarrangement, veelal bestaand uit de horeca-invulling, kan elk (personeels)feest geheel naar wens uitgebreid worden. Denk hierbij aan: foodtrucks, tenten, muziek, artiesten/voorstellingen, bediening. En dat allemaal binnen de WKR regeling.

Verrassend Veelzijdig!

Disclaimer:
Aan de inhoud van deze blog kunnen geen rechten ontleend worden. Tevens dient vermeld te worden dat de Belastingdienst niet soepel (meer) is bij controles van de werkkostenregeling. Bij een enkele fout kan het al leiden tot boetes van tienduizenden euro’s. Stem daarom bij twijfel altijd vóóraf uw plan af met de belastinginspecteur!

Gebruikte bronnen: o.a. Belastingdienst, PW Net, SalarisNet

Ik wil meer weten over een activiteit voor mijn medewerkers

Vul onderstaand formulier in en wij nemen dan snel contact met u op om alles door te nemen.

Keuze locatie

14 + 14 =